遠隔仕事に必要なしくみとマインドってなに？
2012年4月から京都に引っ越しをしました。
夫は京都に支社のある会社に転職。私は、今の会社（アム＠東京）で仕事を続けたかったため、師匠（社長）にこれからのことを訊かれたときも、今後も一緒に仕事をやっていきたいことを伝えました。
その時の師匠の反応は、今でも忘れません。
「時間にも、場所にも捉われずに自由に仕事をする新しい働き方に、会社としてもチャレンジすべきだと思ってる。東京-京都間の遠隔で仕事をやってみようか！アム社の京都ブランチってことで！」
遠隔仕事が「会社としても、チャレンジするべきことだ」と言ってもらえたとき、ものすごく嬉しかったです。そしてこれは新しい働き方へのチャレンジ であり、自分がそれを体現するんだと心に決めました。これが、東京ー京都間の遠隔仕事の始まりでした。しかし…、、最初の駆け出しの4、5月は、うまくSkypeミーティングを進められず落ち込んだり、情報共有をマ メにできず失敗していました。そんな試行錯誤の末、下記のような感じで情報共有が落ち着いてきましたのでシェアします。ノマドワーカー、SOHO、在宅勤務の方など、ご参考になりましたら嬉しいです＆こういうツールもあるよ～という情報ありましたら是非教えてください！
＜現状の情報共有ツール＞
※あまり特殊なツールは使っていないと思います。
もっと便利なものがあるよ！というご意見あれば、ぜひコメント欄にお願いします。
１）Dropbox：ファイル共有
書類はdropboxに全て放り込んでいます。
紙ベースの資料は、ScansnapでPDF化しているのでどこでも閲覧可能に。
すばらしいコンビネーションですが、また次の機会に・・・）
２）Google hangouts／Skype：オンライン会議
会議参加者が3人以上の時はハングアウトを使用します。
ハングアウトもスカイプもどうしても途切れてしまうので、どちらかが途切れたら、どちらかでアクセスすることができ便利です。
Rob Wall and the EdTech Posse / @schwier
３）Yammer：社内でのコミュニケーションツール
社内SNSです。UIはfacebookに酷使しており使いやすい。社内での細かなタスク発注、日報共有、発議内容管理、プロジェクトごとの情報蓄積に使用しています。
メールだと他の不必要なメールに埋もれて見つけづらかったり、ちょっとしたリアクションをするのにハードルがあるのですが、Yammerは不要なもので埋もれることはないし、 「Like！」で「とりあえず見たよ！」を表現できたり、さっと質問に答えられたりと本当にコミュニケーションの速度が増すよいツールです。
メールだと他の不必要なメールに埋もれて見つけづらかったり、ちょっとしたリアクションをするのにハードルがあるのですが、Yammerは不要なもので埋もれることはないし、 「Like！」で「とりあえず見たよ！」を表現できたり、さっと質問に答えられたりと本当にコミュニケーションの速度が増すよいツールです。
４）Facebook：社外とのコラボレーションツール
＜現在の情報共有のしくみ＞
こんな感じで定期的な情報共有の機会を持っています。
6月にはいってこの仕組みで落ち着いてきたと感じます。
１）毎日：日報の共有
２）毎月曜：週報の共有
３）毎月：直接会って話すミーティング
４）その他：メールはすべてCC共有
５）その他：必要な書類は都度メール便やりとり
＜遠隔仕事での情報共有マインド。＞
遠隔仕事で最も重要なのは、情報共有に関するマインドセットだと思っています。現時点で私の大事にしていることは２つ。
１）情報共有は「相互信頼」のための条件であると心得よ！
「情報型組織においては、あらゆる者が、上司と同僚に対し情報を与え、教育する責任を負う。そして全員が自らを理解してもらう責任を負う。 （略）これこそが、相互信頼のための唯一の道である。組織は信頼を必要とする。信頼とは、相手に何を期待できるかを知っていることである。」
4、5月当初は日報提出をたまにさぼってしまっていた私ですが、ドラッガーのこの本で「信頼とは、相手に何を期待できるかを知っていること」という一文を読みはっとしました。信頼なくして遠隔仕事はできず、情報共有なくして信頼はない。これが腹落ちしてからは、日報を欠かさず提出するようになりました。
遠隔仕事では、特にコミュニケーションのきめ細やかさが求められると感じます。「効率の良さ」が謳われがちな遠隔仕事・ノマドワークですが、この点に関しては、意外にも近くで働いていたころよりも、メール等のオンライン上のコミュニケーションに気を遣わねばならない 分、相当な「手間」がかかると思います。いえ、遠隔でのスムースなコミュニケーションのためには、手間をかけるべきところです。
２）「あったかいコミュニケーション」を意識せよ！
SkypeにYammerにfacebookにdropbox・・と現代のツールを武装していますが、だからといって、「要件」だけを話してい ては、相手の背景が不明な分コミュニケーション齟齬が起きます。人間は要件だけで生きているのではないのですねー。遠隔仕事をしていると、人間ってけっこう行間コミュニケーションしてるものなんだなあと気 付かされることが多いです。
「あったかいコミュニケーション」は、マドレボニータのこの書籍を参考。
遠隔仕事のインサイトが多く、TKM(とにかくまねる）させてもらっています。
以上、この3か月の試行錯誤のうえ、こんな状態になっています。
弊社も試行錯誤中ですので、一言物申したいノマドワーカーの方、遠隔仕事中の方いらっしゃったらぜひどうぞ！
7,July,2012
Sachi IRITANI
株式会社アム 京都ブランチ担当＆事業開発担当のひと／NPOブランドマネジメント／子育て長屋プロジェクト(仮)思案中／里親志望／2011年出産／2012年に神奈川から京都へ／空手とヨガ
