保育園バザー会計タスクのガントチャートを作ったった。

入園1年目にして、保育園のバザー全体の会計担当になりました。

基本的に「口頭伝聞カルチャー」（＝マニュアルがなくすべて口頭で物事が伝わる文化）の保育園において、バザーに参加したことすらない新米の私には本当に大変な役職でした。来年は入園1年目の方が会計担当になってもこまらぬよう、ガントチャートを作って置いてきました。

▼とりあえず、全体のガントチャートです。
スケジュール＆マイルストーンが見えるようにEXCELで作ります。（ガントチャートのフリーツールだと、使えないお母さんもいて逆に不便です）初めてバザーを体験する人にもわかるように、自分が「？」だったワードにはすべて注意書きを入れます。

左横はタスク。とにかく多忙なお母ちゃんが何枚も参照する必要のないよう、この1枚で申し送りを終わらせるべく、備品の内容や個数に至るまで細かくタスクを書き込んでます。

スケジュール欄はこんな感じ。全体のスケジュールも、タスクの期限も見えるようにしました。

上記のように、今回の反省点はすべてタスク化し、さらに、どういう経緯でそのタスクになったのかの背景も伝わるようにメモを残しました。背景が分かれば、応用できます。


▼データのシェアの仕方。
本当はデータはdropboxに入れたいし、ガントチャートもコミュニケーションもグループウェアを使いたい。しかし、保育園の先生や他の保護者の方々のなかには、「excelすらいじれない」という方もいらっしゃいます。みんなが心地よいと感じるコミュニケーションの仕方を選ばなければ、意味がありません。

なので、データの共有の仕方は、なかなかPCを開いたりできない先生のために、USBを手渡ししていました。（もちろん、紛失時のためにバックアップはとりますし、個人情報は入れません）一見不便なようで、これが一番楽でした！会計担当の先生に渡してもらうよう、娘のクラスの担任の先生にUSBカードを渡すのですが、保育園の先生方は、物を手渡しするのがものすごく得意。まったく嫌がらず、快く引き受けてくれます。とりあえず、関わる人の人数が少ないのでUSBですみましたが、もう少しやり方を考えなければならないかな。


以上、試行錯誤の結果を自慢大会でした～。

※当ガントチャートをテンプレとして利用したい方、ガントチャートにつっこみどころがある方は、こちらのブログにコメントを出していただけたらと思いますー

27,Novemver,2012
Sachi IRITANI
株式会社アム 京都ブランチ担当／NPOブランドマネジメント／NPOファンドレイジング（助成金獲得）／子育て長屋プロジェクト(仮)思案中／里親志望／2011年出産／2012年に神奈川から京都へ／空手とヨガ
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